e-Rechnungspflicht

Die E-Rechnungspflicht meistern

– mit SCC-CONTROL 4.1 –

Die Digitalisierung des Rechnungswesens schreitet voran – und wir unterstützen unsere SCC-Anwender:innen bei der Einführung der E-Rechnung bestmöglich. Seit 01.01.2025 wird es für Unternehmen in Deutschland im B2B-Bereich Pflicht, E-Rechnungen zu empfangen, und bis 2028 wird auch der Versand verbindlich vorgeschrieben.

Mit SCC-CONTROL 4.1 sind unsere Kunden:innen bestens aufgestellt, um diese Anforderungen komfortabel und effizient zu erfüllen.

Um den Einstieg zu erleichtern, haben wir einige Informationen zur E-Rechnung und deren Umsetzung in SCC-CONTROL 4.1 hier zusammengefasst.

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28.01.2025 / 16:00 - 17:30 Uhr

Was gilt ab 2025 – zusammengefasst?

Ab dem 01.01.2025 müssen Sie E-Rechnungen im B2B-Bereich empfangen, archivieren und verarbeiten können.
Es bedarf keine Zustimmung mehr für den Erhalt einer E-Rechnung.
Der Versand von E-Rechnungen ist nach wie vor nicht verpflichtend. Hier gilt eine Übergangsfrist bis 2027.
Bei Privatkunden gibt es weiterhin noch keine Vorschrift – Papierrechnungen können weiterhin genutzt werden.

Was bedeutet E-Rechnung?

Definition: ein strukturiertes Format z.B. XML

Gegenstück: sonstige Rechnung (PDF-Rechnung)

Gültige Formate der E-Rechnung:

X-Rechnung: strukturierter XML-Datensatz
ZUGFeRD: Hybrid-Form von PDF und XML-Datensatz
X-Factura: Rechnungsformat aus Frankreich
Sowie eigene strukturierte Datensätze

Welche E-Rechnungs-Formate gibt es?

XRechnung

Strukturierter XML-Datensatz
Kann nur maschinell ausgelesen werden

Hinweis: Leitweg-ID identifiziert öffentliche Auftraggeber und keine Unternehmen

ZUGFeRD

„Hybrid-Form“ zwischen PDF und XML-Datensatz
Die PDF gilt als „Mehrstück“ (wie ein Rechnungsduplikat / Rechnungskopie-Ausdruck)

Hinweis: Der strukturierte und menschenlesbare Teil sollte nicht voneinander abweichen (ausgenommen sind z.B. Rundungsdifferenzen, konkretisierender Angaben)

Welche Rechnungsarten sind betroffen?

Vorauszahlungsrechnung
Abschlagsrechnung
Teilrechnung (kumulierte Darstellung nicht möglich)
Regierechnung
Einzel- und Schlussrechnung (kumulierte Darstellung nicht möglich bei AR + TR)
Rechnungskorrekturen (muss im selben Format wie Originalrechnung erstellt werden)
Gutschriften
Dauerschuldverhältnisse (Mietvertrag, Wartungsvertrag) -> erst bei Änderung wird eine neue Rechnung benötigt

Übertragungswege der E-Rechnung

Do´s

per E-Mail (separates Postfach wird nicht benötigt)
Bereitstellung mittels Online-Speicher z.B. FTP
Bereitstellung mittels Online Plattformen z.B. Ziemer Kundenportal

Dont´s

Kein USB-Stick/Datenträger

Aufbewahrungspflicht

Dauer:

10 Jahre (entscheidend ist die strukturierte Datei)

Form:

Unveränderter und in der ursprünglichen Form inkl. Zusatzdokumente/Anhänge

Ort:

einfache Speicherung im Laufwerk/Verzeichnis oder E-Mail-Posteingang ist nicht ausreichend
DMS-Programme
Cloud Rechenzentrum

Übersicht – zeitliche Umsetzung

Phase 1 = 01 / 2025

Empfangspflicht für Eingangsrechnungen im B2B-Sektor mit Pflicht zur revisionssicheren Archivierung nach GoBD
Papier- und PDF-Rechnungen sind noch erlaubt

Phase 2 = 01 / 2027

Vollständiger Rechnungsaustausch ER / AR für UN mit Jahresumsatz von > 800.000 €
Ausnahmen:
– Rechnungen unter 250 € gem. § 33 UStDV und für Fahrausweise gem. § 34 UStDV
– Rechnungen an Endkunden (B2C)
– Steuerfreie Lieferungen und Leistungen nach § 4 Nr. 8-29

Phase 3 = 01 / 2028

E-Rechnungen verpflichtend für alle Unternehmen
Papier- und PDF-Rechnungen sind nicht mehr erlaubt

Welche Vorteile haben E-Rechnungen?

Nicht nur für die öffentliche Hand, auch für rechnungsstellende Auftraggeber und Lieferanten bringt die E-Rechnung viele Vorteile:

Einfachere Rechnungsstellung dank klarer und eindeutiger Standards.
Weniger Fehler dank automatischer Validierung der Rechnung.
Mehr Transparenz durch Einsehen des Bearbeitungsstatus.
Weniger Kosten durch Einsparung von Porto & Papier.
Schnellere Zahlung der Rechnung durch verkürzte Durchlaufzeiten und schnellere Bearbeitung.
Ortsunabhängige, schnelle und zuverlässige Übermittlung der Rechnung durch digitale Übertragung.