Die E-Rechnungspflicht meistern
– mit SCC-CONTROL 4.1 –
Die Digitalisierung des Rechnungswesens schreitet voran – und wir unterstützen unsere SCC-Anwender:innen bei der Einführung der E-Rechnung bestmöglich. Seit 01.01.2025 wird es für Unternehmen in Deutschland im B2B-Bereich Pflicht, E-Rechnungen zu empfangen, und bis 2028 wird auch der Versand verbindlich vorgeschrieben.
Mit SCC-CONTROL 4.1 sind unsere Kunden:innen bestens aufgestellt, um diese Anforderungen komfortabel und effizient zu erfüllen.
Um den Einstieg zu erleichtern, haben wir einige Informationen zur E-Rechnung und deren Umsetzung in SCC-CONTROL 4.1 hier zusammengefasst.
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Was gilt ab 2025 – zusammengefasst?
- Ab dem 01.01.2025 müssen Sie E-Rechnungen im B2B-Bereich empfangen, archivieren und verarbeiten können.
- Es bedarf keine Zustimmung mehr für den Erhalt einer E-Rechnung.
- Der Versand von E-Rechnungen ist nach wie vor nicht verpflichtend. Hier gilt eine Übergangsfrist bis 2027.
- Bei Privatkunden gibt es weiterhin noch keine Vorschrift – Papierrechnungen können weiterhin genutzt werden.
Was bedeutet E-Rechnung?
Definition: ein strukturiertes Format z.B. XML
Gegenstück: sonstige Rechnung (PDF-Rechnung)
Gültige Formate der E-Rechnung:
- X-Rechnung: strukturierter XML-Datensatz
- ZUGFeRD: Hybrid-Form von PDF und XML-Datensatz
- X-Factura: Rechnungsformat aus Frankreich
- Sowie eigene strukturierte Datensätze
Welche E-Rechnungs-Formate gibt es?
XRechnung
- Strukturierter XML-Datensatz
- Kann nur maschinell ausgelesen werden
Hinweis: Leitweg-ID identifiziert öffentliche Auftraggeber und keine Unternehmen
ZUGFeRD
- „Hybrid-Form“ zwischen PDF und XML-Datensatz
- Die PDF gilt als „Mehrstück“ (wie ein Rechnungsduplikat / Rechnungskopie-Ausdruck)
Hinweis: Der strukturierte und menschenlesbare Teil sollte nicht voneinander abweichen (ausgenommen sind z.B. Rundungsdifferenzen, konkretisierender Angaben)
Welche Rechnungsarten sind betroffen?
- Vorauszahlungsrechnung
- Abschlagsrechnung
- Teilrechnung (kumulierte Darstellung nicht möglich)
- Regierechnung
- Einzel- und Schlussrechnung (kumulierte Darstellung nicht möglich bei AR + TR)
- Rechnungskorrekturen (muss im selben Format wie Originalrechnung erstellt werden)
- Gutschriften
- Dauerschuldverhältnisse (Mietvertrag, Wartungsvertrag) -> erst bei Änderung wird eine neue Rechnung benötigt
Übertragungswege der E-Rechnung
Do´s
- per E-Mail (separates Postfach wird nicht benötigt)
- Bereitstellung mittels Online-Speicher z.B. FTP
- Bereitstellung mittels Online Plattformen z.B. Ziemer Kundenportal
Dont´s
- Kein USB-Stick/Datenträger
Aufbewahrungspflicht
Dauer:
- 10 Jahre (entscheidend ist die strukturierte Datei)
Form:
- Unveränderter und in der ursprünglichen Form inkl. Zusatzdokumente/Anhänge
Ort:
- einfache Speicherung im Laufwerk/Verzeichnis oder E-Mail-Posteingang ist nicht ausreichend
- DMS-Programme
- Cloud Rechenzentrum
Übersicht – zeitliche Umsetzung
Phase 1 = 01 / 2025
- Empfangspflicht für Eingangsrechnungen im B2B-Sektor mit Pflicht zur revisionssicheren Archivierung nach GoBD
- Papier- und PDF-Rechnungen sind noch erlaubt
Phase 2 = 01 / 2027
- Vollständiger Rechnungsaustausch ER / AR für UN mit Jahresumsatz von > 800.000 €
- Ausnahmen:
– Rechnungen unter 250 € gem. § 33 UStDV und für Fahrausweise gem. § 34 UStDV
– Rechnungen an Endkunden (B2C)
– Steuerfreie Lieferungen und Leistungen nach § 4 Nr. 8-29
Phase 3 = 01 / 2028
- E-Rechnungen verpflichtend für alle Unternehmen
- Papier- und PDF-Rechnungen sind nicht mehr erlaubt
Welche Vorteile haben E-Rechnungen für Unternehmen?
Nicht nur für die öffentliche Hand, auch für rechnungsstellende Auftraggeber und Lieferanten bringt die E-Rechnung viele Vorteile:
- Einfachere Rechnungsstellung dank klarer und eindeutiger Standards.
- Weniger Fehler dank automatischer Validierung der Rechnung.
- Mehr Transparenz durch Einsehen des Bearbeitungsstatus.
- Weniger Kosten durch Einsparung von Porto & Papier.
- Schnellere Zahlung der Rechnung durch verkürzte Durchlaufzeiten und schnellere Bearbeitung.
- Ortsunabhängige, schnelle und zuverlässige Übermittlung der Rechnung durch digitale Übertragung.
